Strona wykorzystuje COOKIES w celach statystycznych, bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania serwisu (więcej informacji).
Jeśli nie wyrażasz na to zgody, wyłącz obsługę cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki. Rozumiem, nie pokazuj więcej tego komunikatu.

EVENTBLOG

Briefing, czyli wszystko co agencja powinna wiedzieć


Oczywiście profesjonalne zapytania zdarzają się rzadko. Na początek przykład, jakiego briefingu należy się wstydzić:

„Witam

Organizuję w naszej firmie wyjazd integracyjny zaplanowany na miesiąc czerwiec lub lipiec. Na Państwa firmę trafiłam poprzez Internet. Chciałabym zapoznać się z Państwa ofertą na organizację wyjazdu integracyjnego.”

Podpis(na szczęście z danymi kontaktowymi)

Co wynika z tego zapytania?

Po pierwsze, że osoba wysyłająca owe zapytanie jest grzeczna, bo napisała:” Witam”.

Po drugie, że jest odpowiedzialna za organizację wyjazdu w firmie.

Po trzecie, że planuje wyjazd w czerwcu lub lipcu(na marginesie:w miesiącach wakacyjnych nie należy planować imprez firmowych).

Po czwarte, jest użytkownikiem internetu i całkiem nieźle sobie z nim radzi.

Po piąte, myśli, że mamy wiadro ofert tzw. „gotowców”

Po szóste, że nadal nic nie wiemy.

Teraz jak już wiemy, jak wygląda źle skonstruowane zapytanie, przejdziemy do pokazania elementów jakie powinien zawierać taki briefing:

1. Datę imprezy,

2. Godziny trwania imprezy,

3. Typ imprezy(piknik, gala, jubileusz, launch produktu..),

4. Krótki opis kto będzie uczestnikiem (klienci, dostawcy, rodziny z dziećmi…), dobrze podać dane typu przedział wiekowy, płeć,

5. Cel jaki chcemy osiągnąć dzięki imprezie,

6. Planowany budżet,

7. Informacje o firmie lub przynajmniej www,

8. Punkty niezbędne (typu rozstrzygnięcie konkursu, przemówienie Prezesa),

9. Spodziewany harmonogram imprezy – oczywiście jeśli są jakieś punkty, które muszą się wydarzyć w określonym czasie,

10. Preferowana lokalizacja i standard zakwaterowania w przypadku potrzeby korzystania ze świadczeń hotelu,

11. Za jakie elementy oferty będzie odpowiedzialna agencja, a za jakie klient(np. Klient zapewnia nagrody do konkursów),

12. Dotychczas zrealizowane imprezy – typ, lokalizacja,

13. Harmonogram nadsyłania ofert i wyboru oferty,

14. Osoby odpowiedzialne za projekt od strony klienta.

 

Po takim wprowadzeniu pewnie każdy myśli, że poprawny brief musi być długi, ale nie koniecznie, bo poniżej przedstawię kilku zdaniowy brief, który jest z naszego punktu widzenia poprawny:

„W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej przesyłam wstępne zapytanie dotyczące organizacji imprezy choinkowej dla dzieci.

Imprezę planujemy zorganizować 14 stycznia (sobota) w siedzibie naszej firmy (dysponujemy odpowiednią salą, nagłośnieniem). W imprezie weźmie udział ok. 90 dzieci w przedziale wiekowym 1-10 lat wraz z opiekunami.

Z naszej strony zapewniamy poczęstunek dla wszystkich uczestników imprezy i paczki dla dzieci. Spotkanie planujemy zorganizować w godzinach 12 – 16. Jeżeli chodzi o program imprezy to też zdajemy się na Państwa doświadczenie ( klaun, teatr dla dzieci, zabawy i gry ,malowanie buźek, bańki mydlane, itp.) .

Bardzo proszę o przesłanie Państwa oferty wraz ze wstępną wyceną do dnia 8 grudnia.”

Oczywiście przy skomplikowanych projektach wyjdzie kilka stron, ale warto poświęcić ten czas.

Wnioski: Dzięki dobrze zredagowanemu briefingowi znacznie wzrośnie nasz poziom zaangażowania w przygotowanie eventu, co da sygnał agencji, że impreza ma duże prawdopodobieństwo realizacji. Oferta, którą dostaniemy będzie równie dobra jak nasz briefing. Natomiast jeśli wyślemy briefing o niskiej wartości merytorycznej, to po pierwsze i tak będziemy musieli odpowiedzieć agencji na wszystkie pytania, a po drugie dostaniemy gotowca z innej imprezy lub nie dostaniemy oferty wcale.

data publikacji: 2017-08-29 16:09:09