EVENTBLOG

Event – jak go zjeść, żeby się nie udławić?

Dziś rozpoczynamy cykl artykułów na temat eventów firmowych. Opiszemy  w nich najczęściej pojawiające się błędy na wszystkich etapach projektowania na podstawie doświadczeń agencji funkcjonującej na rynku od kilkunastu lat.

Zacznijmy od kolejnych kroków, które występują podczas realizacji imprezy firmowej:

1. Analiza możliwości

2. Analiza potrzeb

3. Planowanie

4. Dobór dostawców i wykonawców

5. Umowy, zamówienia

6. Realizacja

7. Ewaluacja i wnioski

Na każdym z tych etapów możemy popełnić błąd, którego konsekwencją będzie „wielka klapa”, efektem której będą:

• utrata wiarygodności,

• pogorszenie wizerunku,

• starty finansowe.

Rozpoczynając nasz cykl przejdziemy do problemów, które mogą pojawić się na początku procesu planowania imprezy firmowej. Rozważania nasze zobrazujemy przykładem, opartym na faktach.

Agencja otrzymuje takie zapytanie:

„Witam Państwa

Nasza firma chciałaby zorganizować imprezę team buildingową z noclegiem dla 28 osób w pobliżu Warszawy w dniu takim a takim. Wyżywienie obiad-kolacja-śniadanie. Chcielibyśmy:

- quady

- paintball

- ściankę wspinaczkową

- zajęcia team buildingowe”

Jakie pytanie rodzi się w głowie handlowca(nazywanego u nas prodżektem)? Jaką wybrać klientowi lokalizację, a co za tym idzie  - BUDŻET. W związku z tym wysyła handlowiec prośbę o wskazanie sumy jaką chce klient przeznaczyć na ten projekt.

Oczywiście tym razem(bo zwyczajem jest, że mniejsi klienci- nie mają określonego budżetu na ten cel) otrzymuje odpowiedź:  4000 PLN brutto. Co daje zawrotną kwotę 143 PLN na uczestnika. Nie sądzę, żeby klientowi chodziło o zajęcia team buildingowe w których uczestnicy budują szałas, aby w nim przenocować. Odpisaliśmy, że nie podejmiemy się organizacji tej imprezy.

Teraz pora na wniosek: Przed wysłaniem zapytania do Agencji przeanalizujmy z grubsza, czy budżet, który posiadamy daje nam szansę zrealizować imprezę. Nie mówię w tym momencie, że klient ma obowiązek znać ceny poszczególnych elementów oferty, ale zdroworozsądkowe myślenie byłoby wskazane.