EVENTBLOG

Pytanie dość banalne w treści, ale wymaga dość precyzyjnej i sprawnej odpowiedzi, zanim zaczniemy organizować imprezę. Jakie czynniki determinują to, że powinniśmy skorzystać z usług agencji.

Są to:

Stopień złożoności projektu,

Ilość uczestników,

Ilość czasu, który posiadamy na ten cel,

Posiadany budżet na imprezę.

Zacznijmy od najistotniejszego, czyli stopnia złożoności projektu. Projekty proste składające się z jednego elementu lepiej i taniej będzie przeprowadzić samemu, na przykład kolacja firmowa na 25 osób, bez dodatkowych „atrakcji”. Czas poświęcony na jej realizację jest krótki, w zasadzie ogranicza się do wyboru miejsca – warto to skonsultować z uczestnikami lub przynajmniej przełożonym. Ilość pracy nie jest duża, w zasadzie ogranicza się do:

wysłania zapytania,

wyboru menu,

podpisania umowy,

dopilnowaniu wpłaty zaliczki,

dopilnowaniu na miejscu, czy wszystko jest zgodne z ustaleniami,

dopilnowaniu wpłaty reszty należności.

 

Średnio „ogarnięta” osoba zużyje na to 8h pracy łącznie z kolacją. Jak sądzę, w większości firm bardziej będzie się kalkulowało zrealizować ten projekt samemu, niż zapłacić zewnętrznej firmie  500-1000 PLN.

 

Sytuacja diametralnie się odmieni, gdy chcemy, aby podczas kolacji wystąpił zespół, a samą imprezę prowadził konferansjer.

Wtedy mamy następujące  czynności do wykonania:

wybór miejsca,

sprawdzenie, czy miejsce jest odpowiednie z punktu widzenia możliwości występu,

sprawdzenie możliwości technicznych miejsca(odpowiednie źródło prądu itp.),

wybór menu,

wybór zespołu,

wybór firmy nagłośnieniowo – oświetleniowej,

wybór prowadzącego,

spotkanie przedstawiciela zespołu odpowiedzialnego za nagłośnienie z akustykiem,

spotkanie przedstawiciela zespołu z konferansjerem,

ustalenie repertuaru + elementów prowadzenia imprezy,

podpisanie umów(nagłośnienie, zespół,  prowadzący, restauracja),

wypłata potrzebnych zaliczek,

dopilnowanie stawienia się wszystkich na czas,

koordynacja prac techników,

koordynacja harmonogramu imprezy,

kontrola zgodności menu z umową,

koordynacja demontażu,

wpłaty reszty należności,

Jak widzimy przy dodaniu 2 dodatkowych elementów imprezy ilość czynności rośnie w postępie geometrycznym. Warto się zastanowić, czy mamy na to czas.

Inna sytuacja występuje  przy prostych imprezach dla dużej ilości osób – tutaj problemem jest doświadczenie, czyli ocena np. wydolności kuchni w lokalu, kontrola podczas np. kolacji co do ilości wydanych potraw,  alkoholi. Tu też nie polecam samodzielnych działań, po prostu może się to zakończyć w sposób odmienny od zaplanowanego.

Wniosek:

Gdy mamy do czynienia z prostymi projektami zróbmy je sami, chyba, że mamy nadwyżki finansowe, a dzień pracy naszego pracownika, jest wart więcej niż 500-1000 PLN, natomiast jeżeli projekt składa się z kilku elementów, lepiej przekazać projekt agencji.

Gdy impreza ma obejmować więcej niż 100 osób, również lepiej skorzystać z doświadczenia agencji. Agencja lepiej wybierze i dopilnuje wszystkiego, niż osoba robiąca imprezę po raz pierwszy.